Sağlık Bakanlığı tarafından uzun yıllardır bilişim altyapısı olarak Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS) kullanılmıştır.Ancak ÇKYS sisteminin gelişen teknoloji ile birlikte artık tam anlamıyla ihtiyaca cevap verememesi ve Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülmekte olan birçok sürecin modern, esnek ve kullanıcı dostu bir yazılım sistemiyle verilebilmesi amacıyla EKİP sistemi geliştirilmiş ve 29.12.2023 tarihi itibariyle devreye alınmıştır.
EKİP Nedir ?
EKİP, Sağlık Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşların merkez ve taşra teşkilatındaki tüm istihdam yöntemlerindeki personelin; işe alım, atama, görevlendirme, nakil, yer değişikliği, özlük, terfi, kadro, disiplin, izin, rapor, maaş, ek ödeme (İl Sağlık Müdürlükleri), insan kaynakları planlama, diploma, eğitim ve sertifikasyon, emeklilik, sözleşme, sağlık personeli için hizmet puanı gibi süreçlerin işletildiği ve sağlık tesislerinin ruhsatlarının kayıt altına alınıp takip edildiği bir platformdur.
Yukarıdaki tanımdan da anlaşılacağı üzere EKİP sistemi birçok modülü bünyesinde barındıran kompleks ,herhangi bir kururum gerektirmeyen web tabanlı bir yazılım sistemidir.Uzun sayılabilecek bir sürede gerçekleştirilen yazılım geliştirme aşamaları ve özellikle 2023 yılı içerisinde gerçekleştirilen test çalışmaları neticesinde, yaklaşık 1 aydır Sağlık Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatı tarafından kullanılmaktadır.
EKİP sistemi 3 ana modülden oluşmaktadır.
- İKYS Modülü=>İnsan kaynakları,izin,özlük,terfi,disiplin,atama,kura,eğitim ve sertifikasyon, emeklilik, sözleşme, sağlık personeli için hizmet puanı gibi süreçlerin işletildiği modüldür.
- MAAŞ Modülü=>Maaş, ek ödeme vb. personel ödemelerinde kullanılan modüldür.
- STY Modülü=>Özel sağlık tesislerinin başvuru,ruhsat,faaliyet izin belgesi,taşınma,devir,kadro,personel,yatak vb tüm süreçlerin takip edildiği modüldür.
EKİP STY (Sağlık Tesisleri Yönetimi) Modülü
Bu yazıda özellikle EKİP STY üzerinde durmak istiyorum.Bu modül yukarıda da ifade edildiği üzere özel sağlık tesisleri ile Sağlık Bakanlığı arasında gerçekleşmekte olan iş ve işlemlerin yazılımsal bir altyapı ile düzenli bir şekilde gerçekleşmesi amacıyla oluşturulmuştur.Bu süreçler STY sisteminde iş emirleri şeklinde kurgulanmıştır.
STY iş emirlerinden bazıları ;
STY Yönetici (Sağlık Tesisi Sahibi) Kullanıcısının Başvuru Talebinde Bulunduğu İş Emirleri
- Sağlık Tesisi Başvuruları
- Özel Hastane Ön İzin Başvurusu
- Özel Hastane Ruhsat Başvurusu
- Özel Hastane Faaliyet İzin Başvurusu
- Özel Hastane Mesul Müdür Başlayışı
- Tıbbi Laboratuvar Ruhsat Başvuru İşlemleri
- Tıbbi Laboratuvar Sorumlu İşlemleri
- Radyoloji Ruhsat Başvuru İşlemleri
- Diyaliz Merkezi Yatırım İzni Başvurusu
- Diyaliz Merkezi Ruhsat Başvuru
STY Mesul Müdür Kullanıcısının Başvuru Talebinde Bulunduğu İş Emirleri
Özel Hastane Faaliyet İzin Başvurusu
- Personel İşlemleri
- Kadro Artırım Başvurusu İşlemi
- Kadro Takası Başvuru İşlemi
- Kadro Devir İşlemleri
- Planlama Kapsamında Cihaz Artış İşlemleri
- Cihaz İşlemleri
- Yatak Değişikliği Başvurusu İşlemleri
- Yatak Değişikliği Onay İşlemleri
STY İl Sağlık Müdürlüğü Kullanıcı İle Başlatılan İş Emirleri
- Ruhsat İptal işlemleri
- Faaliyeti Askıya Alma İşlemleri
- Yatak Değişikliği Mimari Proje İşlemleri
- Ek Bina Mimari Proje İşlemleri – Yoğun Bakım Tescil İptal İşlemleri
- İcra İşlemleri
- Bünye Ekleme İşlemleri
- Evde Bakım Uygunluk Belgesi İptal İşlemleri
- Kurumlar Arası Kadro Değişikliği (Kadro Takası)
Görüldüğü üzere tüm işlemler iş emirleri şeklinde tasarlanmış ve hangi iş emrinin Sağlık Müdürlüklerinin hangi birimine düşeceği yetkili kullanıcılar tarafından tanımlanmaktadır.
Örneğin özel hastane personel başlatma işlemi için özel hastane tarafından yapılan başvuru özel hastaneler birimine iş emri olarak düşmekte ve ilgili Müdürlük personelince incelenerek ,eksiklik bulunmaması durumunda sıralı amirlerce onaylanarak işlem tamamlanmakta ve işlem sonucu oluşan personel çalışma belgesi imzalanmak üzere DYS’ye (döküman yönetim sistemi) gönderilmektedir.
Hemen hemen tüm iş emir süreçleri benzer şekilde gerçekleşmekte ve süreç sonunda eğer bir belge oluşacak ise bu belge onay işlemlerini müteakip oluşturularak DYS ye gönderilmekte ve süreç sonlanmaktadır.Sadece onay gerektiren ve belge oluşmayacak iş süreçleri ise onaylanma aşaması ile sonlanmış olmaktadır.
EKİP Sisteminin Getirdikleri
Ekip öncesi kullanımda olan ÇKYS sisteminde özel sağlık kurluşları ile ilgili belli başlı işlemler yapılmakla beraber birçok sağlık kuruluşu ise ÇKYS sistemine enteğre değildi.Ekip sistemi ile ülke genelinde entegre bir bilişim ağı oluştutulmuş ve tüm özel sağlık kuruluşlarının sahiplikten yatak sayısına,personel hareketlerinden cihaz sayılarına,açılış işlemlerinden kapanış,devir,sahiplik değişikliği gibi birçok işlemin EKİP sistemi üzerinden kontrollü bir şekilde yapılması hedeflenmiştir.Eski ÇKYS sisteminde özel sağlık kuruluşları ile ilgili yönetmeliklerde yer alan birçok husus manuel olarak Bakanlık,Müdürlük personelleri tarafından kontrol edilmekteyken,Ekip sistemi ile birlikte bunlar birer iş kuralı haline getirilmiş ve iş emirlerinin uygulanması esnasından sistem tarafından kontrol edilerek uygun olmayan işlemler için kullanıcılara uyarı mesajları verilmektedir.Bu sayede hatalı işlemlerin yapılmasının önüne geçilmektedir.Yine Ekip öncesi ruhsat,faaliyet izin belgesi,çalışma belgesi gibi değerli belgeler manuel olarak oluşturulurken,Ekip sistemi ile bunlar büyük oranda sistem tarafından oluşturulmakta ve sistemde saklanmaktadır.
Yine Ekip sisteminin önemli özelliklerinden biri de web servisler aracılıyla nufus bilgileri,adli sicil bilgileri,ortaklık ve ticari şirket bilgileri,icra bilgileri vb. konularda diğer kamu kuruluşlarından bilgi alınması ve çeşitli kontrollerin yapılmasıdır.
EKİP Sistemine Nasıl Giriş Yapılmaktadır ?
Ekip sistemine ekip.saglik.gov.tr üzerinden Bakanlık ve Müdürlük kullanıcıları Bakanlık kullanıcı adı ve şifreleri,e-devlet ve e-imza yoluyla,özel sağlık kuruluşları ise e-devlet aracılıyla giriş yapabilmektedirler.
Ekip Sistemi Destek Mekanizması
Ekip kullanıcılarının sistemdeki hatalar yada karşılaştıkları sorunları yetkililere bildirebilmeleri amacıyla yazılım destek mekanizması kullanılmaktyadır.Yazılım destek sistemine giriş yapan kullanıcılar hangi modül ile ilgili sorun yaşıyorlar ise o modül hakkında destek talebi oluşturmaktadır.Oluşturulan destek talebi Bakanlığın ilgili birimlerinde çözüme kavuşturularak kullanıcılara geri dönüş yapılmaktadır.
Yazılım destek için yazilimdestek.saglik.gov.tr adresine giriş yapılarak destel alınabilmektedir.
Son Değerlendirme
Tabiki henüz ortalama 1 ay gibi bir kullanım süresi bulunan yeni EKİP sisteminin her türlü işlemi sorunsuzca yerine getirdiği ve tam anlamıyla tüm ihtiyaçlara cevap verdiğinden bahsetmek çok doğru bir yorum olmamakla beraber ilerleyen zaman içersinde gerek taşra ,gerek merkez kullanıcıları ve gerekse özel sağlık kuruluşu yöneticileri tarafından yapılan geri dönüşler ile sistem gelişticileri tarafından yeni güncellemeler yapılacaktır.
